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電子郵件從寄件者電腦郵件軟體輸出成專用的 MIME 郵件後，一路使用 SMTP 遞送，
收件者再以郵件軟體使用 POP3 到收件伺服器上下傳接收。
而一封郵件是否能正確解碼，就看郵件是否有崁入編碼。
早期郵件通常是本國寄來寄去，但隨著國際化，跨國郵件越來越多，所以編碼的問題也越加重要，但這類軟體多半是英語系國家開發，所以包含 Outlook Express / Windows Live Mail / Outlook 的預設值，都是不寫入國際編碼資訊，而收信時若信頭沒有標記國際編碼時，就會依據控制台地區語言來假定這封郵件的編碼，當寄件者使用多國語言時，就容易發生亂碼。
減少亂碼最簡單的方法，就是請寄件者在 Outlook 外寄郵件編碼中，設定為 utf8，這邊不是指單封郵件的編碼，而是整套軟體的設定。
整套軟體的設定會套用在整封郵件上，信件的編碼只會套用在 Mail Body 上，並不會影響到 Mail Header ，也就是說整封郵件的 MIME 編碼方式可以與內崁的附件採用不同的編碼方式，
比如說你內文要用簡中，但你不需要把 Outlook 的設定變更為簡中，只需要把該封郵件的編碼變更為簡中即可。
假如您用Outlook Express 收到亂碼信時，可在打開信件後，按一下最上面的「檢視」→「編碼」，然後選擇「繁體中文」或「Unicode(utf-8)」。
假如您是用 Outlook 2007 收到亂碼信時，則可以在打開信件後按一下最上面的「其他動作」→「編碼」，然後選擇「繁體中文」或「Unicode(utf-8)」。
其他版本的 Outlook 亦可同以上的辦法改變信件顯示編碼的格式，來解決亂碼的問題。
另一種選擇，Thunderbird：
某些收到的信內文並沒有出現亂碼，但寄件者或主旨欄位卻顯示為亂碼，
有可能是寄件者在該欄位中使用的文字其編碼超出收件者端 Outlook 所能顯示的範圍，若
此問題對於您是很重要且無法解決的話，除了使用 Webmail 收件外，
亦可考慮使用從Thunderbird來減少該問題的發生。
以下介紹更改各版本 Outlook 寄件與收件的編碼設定：
設定 Outlook 2003
步驟1. 於Outlook 2003主畫面的下拉式選單中點選「工具」中的「選項」。
步驟2. 這時會出現一個視窗，裡頭有很多活頁標籤。
步驟3. 請點選 「郵件格式」這個活頁標籤，在「使用這個郵件格式撰寫」中選擇【HTML】。
藍色部份不用打勾勾(若你的預設值是有打勾的，也請你拿掉)否則你傳送出去的字會套用到Word撰寫格式，會造成轉寄或回覆的信件內容無法修改的情況、或是字 型固定在原本格式而無法選取修改。
步驟4. 另外點選在下方的「國際選項」，編碼選項中，想使用的外寄郵件編碼方式中，選擇【Unicode UTF-8】。如步驟5所示。
設定Outlook 2000
打開你的Outlook 2000在主畫面的下拉式選單中點選「工具」中的「選項」。
步驟1. 這時會出現一個視窗，裡頭有很多活頁標籤，選擇「郵件格式」。
步驟2. 點選「國際選項(I)」。
步驟3. 在「外寄郵件使用這種編碼方式」中選擇Unicode (UTF-8)「未標示的收到郵件使用這種編碼方式」也選擇Unicode (UTF-8)
步驟4. 點選「設定(E)」。
步驟5. 請把標題容許8位元(W)打勾勾。
設定Outlook Express 6
步驟1. 於Outlook Express主畫面的下拉式選單中點選「工具」中的「選項」。
步驟2. 這時會出現一個視窗，裡頭有很多活頁標籤。 選擇「讀取」的頁籤。
步驟3. 因為我們要針對讀取郵件來做設定，從「字型」來做國際編碼的設定。
步驟4. 在字型設定中選擇Unicode。
步驟5. 在編碼中要選擇UTF-8而不是UTF-7。
編寫繁體或簡體中文郵件時，建議使用 UTF-8 編碼，由於 Big-5 編碼只適用繁體中文，所以除非完全只編寫繁體中文與英文，否則建議使用 UTF-8 編碼 (設定方式)。 撰寫/閱讀郵件時，可在 Outlook Express 的 「格式」「編碼」 中異動指定的語系編碼方式。
步驟6. 再來我們選擇「傳送」的頁籤，對於郵件傳送的格式有分2種，一種是HTML，一種是純文字。
步驟7. 點選HTML設定。
步驟8. 在MIME郵件格式中 「文字編碼方式」選擇「無」或「Base64」，且勾選「標題允許 8 位元的字元」。
步驟9. 點選純文字設定。
步驟10. 郵件格式選擇Uniocode。
步驟11. 點選「國別設定」。
步驟12. 預設編碼選擇Unicode (UTF-8)，「回傳時標題永遠使用英文」不要打勾
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